01
Revizija postojećeg procesa
Analiziramo postojeće procese nabave i ugovaranja, upravljanja dobavljačima, informacijskom sigurnošću, zaštitom osobnih podataka i upravljanja rizicima.
§ 01
Uvod
- Nabava
- Sigurnost lanca opskrbe
- Rizik trećih strana
- Usklađenost
Usklađenost ugrađena u proces nabave i ugovaranja.
Legata je aplikacija koja pomaže organizacijama uspostaviti i sustavno provoditi proces upravljanja rizicima dobavljača i sigurnošću lanca opskrbe, od internih pravila i procjene rizika do dokumentacije o nabavi, ugovornih zahtjeva i revizijskog traga.
Održavanje poslovne aplikacije
Procjena rizika
Vjerojatnost
Utjecaj
Vjerojatnost 4 × utjecaj 3Rezultat 12
Iz procjene slijedi
- 34pitanja u upitniku
- 6ugovornih klauzula
- 2privitka ugovoru
- 2razine odobravanja
Opseg usluge
Cjelokupna usluga sastoji se od konzultantskih usluga i aplikacijskog rješenja za sigurni lanac opskrbe koji uključuje pravne propise i regulatorne zahtjeve iz područja kibernetičke sigurnosti, informacijske sigurnosti, zaštite osobnih podataka i korištenja umjetne inteligencije.
§ 02Problem
Usklađenost počinje u nabavi.
Novi zakonski i podzakonski zahtjevi kroz ZKS i DORA regulaciju sve više odgovornosti za dobavljače i lanac opskrbe prenose na samu organizaciju, uključujući i javne naručitelje.
Organizacija koja učinkovito upravlja nabavom i procesom ugovaranja mora znati:
01
koje rizike donosi pojedina nabava ili ugovor
02
koje zahtjeve treba postaviti dobavljaču
03
koje kontrole i dokaze treba tražiti
04
koje ugovorne odredbe treba uključiti
05
koje interne funkcije moraju sudjelovati u procjeni i odobravanju
06
kako dokazati da se proces provodi konzistentno
Informacijska sigurnost, zaštita osobnih podataka, upravljanje IKT rizikom i drugi zahtjevi zato više ne mogu biti prepušteni slučaju.
Moraju biti ugrađeni u proces pripreme i planiranja nabave i ugovaranja.
§ 03Konzultantske usluge
Od zakonskog zahtjeva do operativnog procesa.
Legata nije samo tehnologija. Legata pomaže organizacijama definirati kako upravljanje rizicima dobavljača i usklađenost trebaju stvarno funkcionirati unutar procesa nabave i ugovaranja.
02
Definiranje procesa sigurnosti lanca opskrbe
Definiramo cjelovit proces od inicijalnog zahtjeva za nabavu do ugovaranja i praćenja dobavljača.
- 01kategorizacija predmeta nabave i dobavljača
- 02procjena rizika
- 03uključivanje relevantnih stručnih funkcija
- 04zakonski, podzakonski, regulatorni i interni zahtjevi prema ponuditeljima i potencijalnim dobavljačima
- 05pravila za uključivanje ugovornih odredbi
- 06pregled i odobravanje
- 07revizijski trag
03
Dokumentacija i interni akti
Pomažemo pripremiti i prilagoditi:
- 01interne akte i procedure povezane s procesom nabave i upravljanjem dobavljačima
- 02metodologiju procjene rizika nabave i dobavljača
- 03upitnike za dobavljače
- 04zahtjeve prema ponuditeljima iz različitih područja
- 05ugovorne klauzule
- 06privitke ugovoru
- 07predloške dokumentacije o nabavi
- 08odgovornosti i matrice odobravanja
§ 04Područja usklađenosti
Jedan proces. Više područja usklađenosti.
Zakonske i podzakonske zahtjeve prevodimo u konkretna pitanja, odluke, kontrole i dokumentaciju koja se kreira tijekom procesa nabave i ugovaranja.
Nabava istog proizvoda ili usluge može istovremeno otvoriti pitanja kibernetičke sigurnosti, IKT rizika, zaštite osobnih podataka i korištenja umjetne inteligencije.
Proces može obuhvatiti usklađenost u više područja:
ZKS / NIS2
sigurnost lanca opskrbe, sigurnosne mjere i zahtjevi prema dobavljačima.
DORA
IKT rizik trećih strana, klasifikacija usluga i ugovorni zahtjevi.
GDPR
obrada osobnih podataka, uloge ugovornih strana, lokacije obrade i ugovorni zahtjevi.
AI Act
identifikacija nabave i korištenja AI sustava te uključivanje potrebnih kontrola i zahtjeva.
Interne politike
i standardi
i standardi
specifični sigurnosni, pravni, nabavni i drugi interni zahtjevi organizacije.
Drugi specifični standardi
i regulatorni zahtjevi
i regulatorni zahtjevi
Imate specifične zahtjeve kojih se vaši dobavljači moraju pridržavati? Naši konzultanti pomoći će vam da zahtjeve definirate u aplikaciji i osigurate potpunu usklađenost u svakoj nabavi i kod svakog ugovaranja.
Legata omogućuje da se različiti zahtjevi procjenjuju unutar jednog procesa, bez paralelnih Excel tablica, upitnika i nepovezanih odobravanja. Svaka uloga ima svoj smisao i svrhu, s ciljem usklađivanja organizacije sa zakonskim i regulatornim zahtjevima te zaštite organizacije odgovarajućim zahtjevima i ugovornim odredbama.
§ 05Metodologija i tehnologija
Prvo proces. Zatim tehnologija.
Dobar proces upravljanja ne nastaje instalacijom aplikacije.
Zato Legata pristup započinje definiranjem pravila:
01
Što se procjenjuje?
02
Tko procjenjuje?
03
Koje stručne funkcije se uključuju i kada?
04
Iz kojih se područja postavljaju zahtjevi?
05
Koje su ugovorne odredbe?
06
Tko je odobravatelj?
Tek nakon odgovora na sva pitanja postavljena pravila ugrađujemo u aplikaciju i stvaramo proces prilagođen organizaciji.
Rezultat je sustav koji ne služi samo za evidentiranje podataka, nego operativno provodi definirani proces poštujući pravila organizacije i zakonski okvir za pojedino područje, za svaku nabavu odnosno ugovor.
01
Regulativa + interne politike
Izvor zahtjeva
02
Metodologija i proces
Konzultantski rad
03
Legata platforma
Izvršavanje pravila
04
Konzistentna primjena
Svaki predmet nabave i ugovor
§ 06Aplikacijsko rješenje
Jedna platforma od procjene rizika do ugovora.
Nakon što je proces definiran, Legata omogućuje njegovu konzistentnu provedbu na svakom predmetu nabave odnosno ugovoru.
Evidencija
Planiranje, predmeti nabave i ugovora, dobavljači i postojeći ugovori povezani su u jedinstvenom sustavu.
Procjena rizika
Prilagodljivi upitnici i pravila procjene prema različitim područjima usklađenosti.
Zahtjevi i dokumentacija
Na temelju rezultata procjene određuju se relevantni zahtjevi, klauzule, ugovorni privici i druga dokumentacija koju aplikacija automatski generira.
Tijek rada i odobravanje
Stručnjaci iz IT-a, sigurnosti i nabave, stručnjaci za usklađenost, službenik za zaštitu osobnih podataka, pravnici i druge uloge uključuju se prema definiranim pravilima.
Revizijski trag
Za svaku odluku ostaje evidentirano tko, kada i što odobrava te temeljem kojih kriterija.
Vrijeme
Funkcija
Radnja
Kriterij
2026-03-11 08:24
NABAVA
pokrenuo predmet nabave
05-2026
2026-03-11 08:26
SUSTAV
kategorizirao predmet
IKT usluga
2026-03-12 10:07
SIGURNOST
procijenio rizik
V4 × U3 = 12
2026-03-12 10:09
SUSTAV
odredio razinu rizika
visok
2026-03-13 14:52
SZOP
potvrdio zahtjeve
GDPR / obrada
2026-03-14 09:41
SIGURNOST
odobrio
kriterij: R-4.2
2026-03-14 16:18
PRAVNA
priložio ugovorne odredbe
6 klauzula · 2 privitka
2026-03-17 11:05
UPRAVA
odobrio ugovaranje
odluka: 05-2026/OD
Prikazani zapis je ilustracija strukture revizijskog traga, a ne podatak o klijentu.
§ 07Kako izgleda angažman
Od analize postojećeg stanja do operativnog sustava.
Sustav kreiran posebno za svaku organizaciju.
01
Revizija
Analiziramo postojeće procese organizacije, akte, dokumentaciju, uloge i zakonske zahtjeve.
02
Dizajn procesa
Definiramo ciljani proces, metodologiju procjene, odgovornosti, kontrole i dokumentaciju uz pomoć stručnjaka iz područja IT-a, sigurnosti, prava i nabave.
03
Implementacija
Proces konfiguriramo u aplikaciji tako da sadrži upitnike, pravila, tijekove rada, dokumente, uloge i notifikacije.
04
Integracija
Prema potrebi Legatu povezujemo s postojećim sustavima za nabavu, praćenje ugovora, upravljanje dobavljačima ili drugim poslovnim sustavima — uredsko poslovanje, upravljanje dokumentima, nabava, računovodstvo, financije.
05
Kontinuirana podrška
Proces i aplikacija prilagođavaju se zakonskim promjenama, promjenama regulative, internih pravila i potreba organizacije.
§ 08Ključne koristi
Usklađenost koja postaje dio svakodnevnog procesa.
Konzistentnost
Ista pravila primjenjuju se na svaki predmet nabave, neovisno o tome tko ga provodi.
Manji regulatorni i operativni rizik
Relevantni zahtjevi identificiraju se prije ugovaranja, kada se njima još može upravljati.
Manje ručnog rada
Standardizirani upitnici, procesi i dokumentacija zamjenjuju velik dio koordinacije različitih stručnjaka tijekom pripreme i provedbe ugovaranja.
Jasne odgovornosti
Svaka funkcija zna kada se uključuje i koja je uloga pojedinog stručnjaka.
Potpuni revizijski trag
Moguće je rekonstruirati procjenu, odluke i odobrenja za svaku pojedinu nabavu odnosno ugovor.
§ 09Za koga je Legata
Za organizacije kojima upravljanje dobavljačima predstavlja stvarni poslovni i regulatorni rizik.
01
Javni sektor
Sve organizacije koje moraju povezati zahtjeve javne nabave sa zakonodavnim, sigurnosnim i regulatornim zahtjevima, a posebno javni naručitelji.
02
Financijske institucije i regulirani subjekti
Organizacije s kompleksnim regulatornim zahtjevima vezanim uz IKT dobavljače, outsourcing i rizik trećih strana.
03
Srednje i velike organizacije
Organizacije s velikim brojem dobavljača i više funkcija uključenih u njihov odabir i nadzor.
§ 10Zaključak
Više od aplikacije.
Pretvorite usklađenost u rutinu, a ne u prepreku.
Legata povezuje zakonske i regulatorne zahtjeve, interne procese i tehnologiju kako bi upravljanje rizicima dobavljača postalo sastavni dio nabave.
§ 11Kontakt
Zanima vas kako bi proces izgledao u vašoj organizaciji?
Javite nam se i dogovorite razgovor o procesu nabave i upravljanju rizicima dobavljača u vašoj organizaciji.
Ili nam pišite izravno
Upit je poslan.
Javit ćemo se na adresu koju ste unijeli.
Ako je upit hitan, pišite nam izravno na info@legata.hr.